POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

AL REGISTRARSE Y UTILIZAR LA PLATAFORMA REFER COMO PROMOTOR, EL TITULAR OTORGA SU AUTORIZACIÓN LIBRE, PREVIA, EXPRESA E INFORMADA PARA EL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES CONFORME A ESTA POLÍTICA. Esta Política es completa y autosuficiente para el rol de Promotor; la Política de Tratamiento de Datos Personales General aplica de manera supletoria y, en caso de diferencia, prevalece esta Política.

SECCIÓN 1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

1.1 Refer App SAS (en adelante, “Refer App SAS” o “REFER”) es la sociedad titular de la Plataforma REFER y actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales a los que se refiere esta Política, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

1.2 Las solicitudes enviadas al correo electrónico referoficial@gmail.com pueden remitirse en cualquier momento; los plazos de respuesta se cuentan en días hábiles a partir del día hábil siguiente a su recepción. El canal de WhatsApp es de orientación y soporte y no reemplaza el correo electrónico para la radicación formal de consultas y reclamos.

SECCIÓN 2. MARCO NORMATIVO

Esta Política se expide en cumplimiento de, entre otras, las siguientes normas:

a) Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20 (derechos a la intimidad, al buen nombre y al habeas data).

b) Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

c) Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, compilados en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y Decreto 090 de 2018 (Registro Nacional de Bases de Datos).

d) Ley 527 de 1999, sobre mensajes de datos, comercio electrónico y firmas digitales.

e) Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) y Ley 2300 de 2023, en lo relativo a comunicaciones comerciales y canales de contacto.

f) Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), Título V, y las guías e instrucciones de la SIC en materia de protección de datos personales.

SECCIÓN 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y RELACIÓN CON OTROS DOCUMENTOS

3.1 Esta Política regula el Tratamiento de los datos personales de las personas naturales que se registran y operan en la Plataforma REFER bajo el rol de Promotor, desde el inicio de su registro (incluso si no llegan a completar la verificación) y hasta la supresión de sus datos conforme a la Sección de Conservación.

3.2 Aplica también, en lo pertinente, a los datos de terceros que el Promotor suministre, como su contacto de referencia. En lo no previsto en esta Política se aplica la Política de Tratamiento de Datos Personales General de REFER.

3.3 Esta Política hace parte integral de los Términos y Condiciones Generales de REFER y de los Términos y Condiciones Específicos aplicables. Las referencias a la “Política de Privacidad” en dichos documentos se entienden hechas a esta Política.

SECCIÓN 4. DEFINICIONES

Para efectos de esta Política, y de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, se entiende por:

a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.

b) Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al Titular, mediante la cual se le informa sobre la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento.

c) Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

d) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

e) Dato público: dato que no es semiprivado, privado o sensible, como los relativos al estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante, y los contenidos en registros públicos.

f) Dato semiprivado y dato privado: datos cuyo conocimiento interesa al Titular y a un grupo de personas o sectores determinados (semiprivados), o solo al Titular (privados), como los datos financieros y bancarios.

g) Dato sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, incluidos los datos biométricos.

h) Dato biométrico: dato personal obtenido a partir de características físicas del Titular, como la imagen facial utilizada en la prueba de vida y en la comparación automática con el documento de identidad (face-match).

i) Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

j) Responsable del Tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento; para efectos de esta Política, Refer App SAS.

k) Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

l) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.

m) Transferencia: envío de datos personales a un Responsable que se encuentra dentro o fuera de Colombia.

n) Transmisión: comunicación de datos personales a un Encargado, dentro o fuera de Colombia, para que realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.

o) Incidente de seguridad: violación de los códigos de seguridad, pérdida, robo o acceso no autorizado a información de una base de datos administrada por el Responsable o por sus Encargados.

p) Plataforma, Usuario, Promotor, Embajador, Negocio Aliado, Creador de Contenido, Consumo Referido, Base Comisionable y Comisión: tienen el significado previsto en los Términos y Condiciones Generales y Específicos de REFER.

SECCIÓN 5. PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO

Refer App SAS aplica, de manera armónica e integral, los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En consecuencia, solo recolecta los datos adecuados, pertinentes y necesarios para las finalidades informadas en esta Política, y no los utiliza para finalidades distintas sin obtener una nueva autorización cuando esta sea requerida.

SECCIÓN 6. DATOS PERSONALES QUE SE RECOLECTAN

6.1 Refer App SAS recolecta del Promotor, directamente o a través de la Plataforma, los siguientes datos:

6.2 Los datos marcados como obligatorios son necesarios para la creación, activación o mantenimiento de la Cuenta y para la ejecución de la relación con REFER; si el Titular no los suministra, no será posible prestarle el servicio correspondiente. Los datos opcionales pueden omitirse sin consecuencia distinta a no acceder a la funcionalidad asociada. Las respuestas a preguntas sobre datos sensibles son siempre facultativas.

SECCIÓN 7. DATOS RECOLECTADOS AUTOMÁTICAMENTE

Cuando el Titular utiliza la Plataforma, Refer App SAS recolecta automáticamente la siguiente información técnica:

a) Dirección IP, fecha y hora de acceso y registros de inicio y cierre de sesión.

b) Tipo, modelo y versión del dispositivo, sistema operativo, navegador e identificadores técnicos del dispositivo (huella de dispositivo).

c) Páginas y funcionalidades utilizadas, tiempo de sesión y datos de uso, mediante cookies y tecnologías similares.

d) Registros de auditoría de las acciones realizadas en la Cuenta (aceptaciones, cambios de datos, generación de códigos y enlaces de referido, liquidaciones consultadas).

e) Datos de geolocalización, únicamente cuando el Titular lo autorice expresamente desde su dispositivo; esta autorización puede retirarse en cualquier momento desde la configuración del dispositivo.

Para el Promotor y el Embajador, la huella de dispositivo, la dirección IP y los registros de auditoría se utilizan también como control de unicidad de la Cuenta, para detectar cuentas múltiples o compartidas y para verificar la autenticidad de los Consumos Referidos.

SECCIÓN 8. DATOS SENSIBLES

8.1 Como regla general, Refer App SAS no recolecta de manera sistemática datos sensibles. Como excepción, trata datos biométricos del Promotor (fotografías del documento de identidad, selfie o video corto de verificación en vivo y el resultado de su comparación automática), con la única finalidad de verificar su identidad, comprobar su mayoría de edad y prevenir la suplantación y el fraude en el registro y en el pago de comisiones, conforme a la Especificación Técnica de Registro de Promotores.

8.2 De conformidad con el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013, Refer App SAS informa al Promotor que: (i) no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles; (ii) la autorización se solicita de manera explícita y separada, mediante el Consentimiento Informado para el Tratamiento de Datos Biométricos — Promotores; y (iii) los datos biométricos se usarán exclusivamente para la finalidad descrita.

8.3 La verificación de identidad es un requisito para activar las Cuentas que reciben pagos. Si el Promotor no autoriza el tratamiento biométrico, podrá solicitar al correo referoficial@gmail.com un mecanismo alternativo de verificación (por ejemplo, validación documental y videollamada con personal de REFER), que Refer App SAS evaluará; si no es posible verificar su identidad por otro medio, la Cuenta no podrá activarse.

8.4 El Promotor podrá revocar en cualquier momento la autorización para el tratamiento de sus datos biométricos. La revocación tendrá efectos hacia el futuro y conllevará la suspensión de la Cuenta mientras no se verifique la identidad por un mecanismo alternativo, sin afectar las Comisiones ya causadas.

8.5 Los datos biométricos no se comparten con Negocios Aliados, Embajadores ni otros Usuarios; solo se transmiten, cuando sea necesario, al proveedor tecnológico de verificación de identidad que actúe como Encargado. No se utilizan para fines de publicidad, perfilamiento comercial ni para ninguna finalidad distinta a la aquí informada.

8.6 Salvo por esta verificación, el Promotor no está obligado a suministrar datos sensibles. Si de manera incidental suministra otros datos sensibles, Refer App SAS no los utilizará y procederá a suprimirlos, salvo que sean necesarios para atender una solicitud del propio Titular.

SECCIÓN 9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

9.1 Finalidades específicas. Refer App SAS trata los datos personales para las siguientes finalidades:

a) Crear, verificar, activar, gestionar y administrar la Cuenta del Promotor, conforme a la Especificación Técnica de Registro de Promotores.

b) Verificar la identidad y la mayoría de edad del Promotor y prevenir la suplantación de identidad, el registro de cuentas duplicadas y el uso de cuentas bancarias de terceros.

c) Vincular al Promotor con el Embajador que lo refirió o con el equipo que se le asigne, y registrar el porcentaje de comisión acordado de manera independiente con él.

d) Generar los códigos QR, códigos y enlaces de referido, y registrar, verificar y atribuir los Consumos Referidos.

e) Calcular la Base Comisionable, liquidar, pagar y, cuando proceda, ajustar o compensar las Comisiones, practicar las retenciones que correspondan y expedir los soportes de pago.

f) Informar al Embajador del equipo al que pertenece el Promotor la información estrictamente necesaria para la liquidación de la comisión del Embajador (nombre del Promotor, Consumos Referidos y Base Comisionable asociada).

g) Informar al Negocio Aliado el nombre del Promotor al que se atribuye un Consumo Referido, para efectos de trazabilidad y verificación de la liquidación.

h) Contactar al contacto de referencia únicamente cuando no sea posible ubicar al Promotor por otros medios, o en caso de disputa, sospecha de suplantación o situación de riesgo relacionada con su actividad.

i) Tramitar las objeciones y reclamaciones sobre liquidaciones, investigar irregularidades y adoptar las medidas de suspensión o cancelación previstas en los Términos y Condiciones Específicos para Promotores.

j) Utilizar la imagen y la voz del Promotor conforme a la autorización separada otorgada para ese fin.

9.2 Finalidades transversales. Adicionalmente, para todos los Titulares: (i) atender consultas, reclamos, objeciones y solicitudes de soporte; (ii) enviar notificaciones operativas y transaccionales sobre la Cuenta, las liquidaciones, la seguridad y los cambios en los Términos y Condiciones o en esta Política; (iii) prevenir, detectar e investigar fraudes, suplantaciones y usos indebidos de la Plataforma; (iv) cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades judiciales, administrativas o de control (SIC, DIAN, Fiscalía, entre otras); (v) ejercer la defensa judicial o extrajudicial de los derechos de Refer App SAS; (vi) elaborar estadísticas e informes internos, preferiblemente con información agregada o anonimizada; y (vii) con autorización previa del Titular, enviar comunicaciones comerciales conforme a la Sección de Comunicaciones Comerciales.

9.3 Limitación. Refer App SAS no vende, alquila ni comercializa bases de datos personales, y no utiliza los datos para finalidades distintas de las aquí informadas sin obtener una nueva autorización cuando la ley lo exija.

SECCIÓN 10. AUTORIZACIÓN Y BASE DEL TRATAMIENTO

10.1 Obtención de la autorización. La autorización se obtiene de forma previa, expresa e informada, a través de mecanismos electrónicos habilitados en la Plataforma (casillas de aceptación independientes, botones u otros medios técnicos) que permiten concluir de manera inequívoca que el Titular la otorgó. La autorización para el tratamiento de datos sensibles, la de comunicaciones comerciales y la de uso de imagen y voz se solicitan de manera separada de la aceptación de los Términos y Condiciones.

10.2 Prueba de la autorización. Refer App SAS conserva prueba de cada autorización otorgada, incluyendo la fecha y hora, la versión del documento aceptado, la Cuenta y los datos técnicos del dispositivo desde el cual se otorgó, en los términos de la Ley 527 de 1999. El Titular puede solicitar copia de dicha prueba en cualquier momento.

10.3 Casos en que no se requiere autorización. De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando se trate de: (i) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ii) datos de naturaleza pública; (iii) casos de urgencia médica o sanitaria; (iv) tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (v) datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Las bases del tratamiento según el tipo de dato son las siguientes:

SECCIÓN 11. MENORES DE EDAD

11.1 La Plataforma está dirigida exclusivamente a personas mayores de dieciocho (18) años. Refer App SAS no recolecta ni trata de manera intencional datos personales de niños, niñas o adolescentes.

11.2 Al registrarse, el Promotor declara bajo la gravedad del juramento que es mayor de dieciocho (18) años, lo cual se verifica mediante el documento de identidad y la prueba de vida.

11.3 Si Refer App SAS llega a conocer que ha recolectado datos de un menor de edad, procederá a suprimirlos y a cancelar la Cuenta correspondiente, salvo la información que deba conservar para el cumplimiento de obligaciones legales o para la protección del menor.

SECCIÓN 12. DECISIONES AUTOMATIZADAS Y REVISIÓN HUMANA

12.1 Durante el registro, la Plataforma realiza de forma automatizada la comparación facial entre la selfie o video y el documento de identidad, la verificación de códigos OTP y controles de unicidad de Cuenta. Cuando el resultado automatizado no sea favorable, la verificación pasa a revisión manual por personal de Refer App SAS antes de rechazar la Cuenta.

12.2 El cálculo de la Base Comisionable y de las Comisiones se realiza de forma automatizada con base en la información de consumo reportada y verificada. El Promotor puede objetar cualquier liquidación conforme a los Términos y Condiciones Específicos y solicitar que una persona revise cualquier decisión adoptada exclusivamente por medios automatizados que le afecte, escribiendo al correo referoficial@gmail.com.

SECCIÓN 13. DESTINATARIOS DE LOS DATOS

13.1 Refer App SAS solo comparte datos personales con los siguientes destinatarios, en la medida estrictamente necesaria para las finalidades informadas:

a) El Embajador del equipo al que pertenece el Promotor, únicamente respecto de la información necesaria para la liquidación de la comisión del Embajador.

b) Los Negocios Aliados, únicamente respecto del nombre del Promotor asociado a un Consumo Referido. Refer App SAS no comparte con los Negocios Aliados el documento de identidad, los datos bancarios, los datos biométricos ni los datos de contacto del Promotor.

c) Encargados del Tratamiento que prestan servicios a Refer App SAS, tales como proveedores de alojamiento en la nube, verificación de identidad, envío de mensajes y códigos de un solo uso (OTP), correo electrónico, procesamiento de pagos y analítica, bajo contratos de transmisión que les obligan a tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones de Refer App SAS y a esta Política.

d) Entidades financieras y de pagos, para la realización de pagos, recaudos y conciliaciones.

e) Contadores, revisores, auditores y asesores legales de Refer App SAS, sujetos a deberes de confidencialidad.

f) Autoridades judiciales, administrativas o de control que los requieran en ejercicio de sus funciones.

g) Un eventual adquirente, sucesor o entidad resultante de una fusión, escisión, venta o reorganización de Refer App SAS o de la Plataforma, quien deberá respetar esta Política.

SECCIÓN 14. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES

14.1 Los datos personales se almacenan en servidores de proveedores de servicios de computación en la nube que pueden estar ubicados en Colombia o en el exterior.

14.2 Las transmisiones internacionales de datos a Encargados se realizan mediante contratos de transmisión que cumplen los requisitos del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), o con la autorización del Titular. Las transferencias internacionales a otros Responsables solo se realizan hacia países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos según los estándares de la SIC, o en los casos exceptuados por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, incluida la autorización expresa e inequívoca del Titular.

14.3 Con la aceptación de esta Política, el Titular autoriza expresamente la transmisión internacional de sus datos a los Encargados que presten a Refer App SAS los servicios tecnológicos descritos en la Sección de Destinatarios.

SECCIÓN 15. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

15.1 Refer App SAS adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales a la naturaleza de los datos para protegerlos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas: cifrado de datos en tránsito y en reposo; control de accesos basado en roles y bajo el principio de mínimo privilegio; autenticación de doble factor para cuentas administrativas; registros de auditoría de accesos; copias de seguridad; acuerdos de confidencialidad con colaboradores y Encargados; y protocolos de respuesta a incidentes.

15.2 Los datos sensibles, incluidos los biométricos, se almacenan cifrados, separados de los demás datos cuando sea técnicamente posible, y con acceso restringido al personal estrictamente necesario.

15.3 El Titular es responsable de la confidencialidad de sus credenciales de acceso y debe informar de inmediato a Refer App SAS cualquier uso no autorizado de su Cuenta. Ningún sistema es completamente infalible; Refer App SAS responde por la adopción de medidas razonables de seguridad conforme a la ley.

SECCIÓN 16. INCIDENTES DE SEGURIDAD

16.1 Cuando se presente un incidente de seguridad que afecte datos personales, Refer App SAS: (i) adoptará de inmediato las medidas necesarias para contenerlo y mitigar sus efectos; (ii) lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio a través del Registro Nacional de Bases de Datos, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección, conforme a las instrucciones vigentes de la SIC; y (iii) informará a los Titulares afectados, sin dilación indebida, cuando el incidente pueda representar un riesgo para sus derechos, indicando las medidas adoptadas y las recomendaciones pertinentes.

SECCIÓN 17. CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN DE LOS DATOS

17.1 Los datos personales se conservan únicamente durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su Tratamiento, atendiendo las disposiciones aplicables a la materia y a los aspectos administrativos, contables, tributarios, jurídicos e históricos de la información. Los plazos de referencia son los siguientes:

17.2 Cumplidos los plazos anteriores, los datos serán suprimidos de forma segura o anonimizados de manera irreversible. La supresión de los datos no procederá mientras el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, en los términos del artículo 9 del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015).

SECCIÓN 18. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Refer App SAS o sus Encargados, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo Tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea requerida conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la normativa de protección de datos, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Refer App SAS.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, y siempre que no exista un deber legal o contractual que exija conservarlos.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta Política que motiven nuevas consultas.

g) Oponerse en cualquier momento al envío de comunicaciones comerciales, sin que ello afecte las comunicaciones operativas necesarias para la relación con REFER.

h) Solicitar la revisión por parte de una persona de las decisiones adoptadas exclusivamente por medios automatizados, conforme a la Sección de Decisiones Automatizadas.

18.1 La revocación de la autorización o la solicitud de supresión no procederán respecto de los datos que Refer App SAS deba conservar para cumplir obligaciones legales, contables o tributarias, para liquidar y pagar Comisiones pendientes, para atender reclamaciones o investigaciones en curso, o para ejercer la defensa de sus derechos. Si el Promotor revoca la autorización para el tratamiento de datos necesarios para la operación de la Cuenta, esta será cancelada, sin perjuicio de las Comisiones ya causadas.

SECCIÓN 19. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

19.1 Legitimación. Los derechos pueden ser ejercidos por: (i) el Titular, acreditando su identidad; (ii) sus causahabientes, acreditando tal calidad; (iii) su representante o apoderado, previa acreditación de la representación o del apoderamiento; y (iv) quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro.

19.2 Canal. Las consultas y reclamos se presentan por escrito al correo electrónico referoficial@gmail.com o mediante el formulario que se habilite en la Plataforma. La solicitud debe contener: nombre completo y número de identificación del Titular; descripción clara de los hechos y del derecho que se ejerce; dirección de notificación o correo electrónico; y los documentos que se quieran hacer valer. Refer App SAS podrá solicitar información adicional para verificar la identidad del solicitante antes de entregar información o realizar cambios.

19.3 Consultas. Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlas dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

19.4 Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan un presunto incumplimiento de los deberes legales, podrán presentar un reclamo, que se tramitará así: (i) si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo; (ii) si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado; (iii) una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido; y (iv) el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo; cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

19.5 Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Refer App SAS, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012. Superintendencia de Industria y Comercio: www.sic.gov.co | Línea gratuita nacional: 01 8000 910165.

19.6 Reclamaciones comerciales. Las reclamaciones sobre liquidaciones, comisiones, membresías u otros aspectos comerciales no se tramitan por este procedimiento, sino conforme a los plazos y reglas de los Términos y Condiciones Específicos de cada rol, por el mismo correo electrónico.

SECCIÓN 20. DEBERES DE REFER APP SAS COMO RESPONSABLE

Refer App SAS cumple los deberes previstos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos: garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data; conservar copia de la autorización; informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten; conservar la información bajo condiciones de seguridad; garantizar que la información suministrada a los Encargados sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable; rectificar la información cuando sea incorrecta; exigir a los Encargados el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad; tramitar las consultas y reclamos en los términos legales; e informar a la Superintendencia de Industria y Comercio las violaciones a los códigos de seguridad.

SECCIÓN 21. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

21.1 La Plataforma utiliza: (i) cookies esenciales, necesarias para su funcionamiento y seguridad, que no pueden desactivarse; (ii) cookies de preferencias, que recuerdan la configuración del Usuario; (iii) cookies analíticas, que permiten medir el uso de la Plataforma de forma agregada; y (iv) cookies de marketing, que solo se activan con la autorización del Usuario.

21.2 El Usuario puede gestionar o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador o dispositivo y desde el panel de preferencias de la Plataforma, cuando esté disponible. La desactivación de cookies no esenciales no impide el uso de la Plataforma.

SECCIÓN 22. COMUNICACIONES COMERCIALES

22.1 Refer App SAS solo enviará comunicaciones comerciales, promocionales o publicitarias, propias o de los Negocios Aliados, cuando el Titular lo haya autorizado de manera previa y separada. Esta autorización es facultativa y su negativa no impide el uso de la Plataforma.

22.2 El Titular puede revocar esta autorización en cualquier momento mediante el enlace de cancelación incluido en cada comunicación, desde la configuración de su Cuenta o escribiendo al correo referoficial@gmail.com. La revocación no afecta las comunicaciones operativas o transaccionales necesarias para la relación con REFER.

22.3 Las comunicaciones comerciales se enviarán por los canales autorizados por el Titular y dentro de los días y horarios permitidos por la Ley 2300 de 2023.

SECCIÓN 23. DATOS DE TERCEROS SUMINISTRADOS POR EL TITULAR

23.1 El Promotor declara que informó a la persona que registra como contacto de referencia sobre el suministro de su nombre y número de celular a Refer App SAS y sobre las finalidades descritas en esta Política, y que obtuvo su autorización. El contacto de referencia puede ejercer directamente ante Refer App SAS sus derechos como Titular.

23.2 El Promotor no debe recolectar ni suministrar a Refer App SAS datos personales de los clientes que refiere, salvo los estrictamente necesarios para la trazabilidad del Consumo Referido a través de los mecanismos de la Plataforma. Cualquier dato de clientes que el Promotor obtenga en su actividad es de su exclusiva responsabilidad y no podrá ser usado para fines ajenos a la Plataforma.

SECCIÓN 24. USO DE IMAGEN, VOZ Y MATERIAL AUDIOVISUAL

24.1 La captura y el uso de la imagen, la voz y el nombre del Promotor en fotografías, videos y demás material audiovisual se rigen por la Sección 11 de los Términos y Condiciones Específicos para Promotores y por la Autorización para el Uso de Imagen, Voz y Material Audiovisual — Promotores, que se acepta mediante una casilla de verificación independiente durante el registro.

24.2 La imagen y la voz constituyen datos personales y su tratamiento se sujeta a esta Política. El Promotor puede ejercer en cualquier momento sus derechos de consulta, reclamo y revocación respecto de dicho material. La revocación no afecta el material legítimamente publicado con anterioridad, el cual podrá permanecer en los canales en los que fue divulgado, sin perjuicio de que Refer App SAS se abstenga de realizar nuevas publicaciones y atienda las solicitudes de retiro que procedan conforme a la ley.

SECCIÓN 25. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

Refer App SAS inscribirá y mantendrá actualizadas sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, en los términos y plazos en que dicha obligación le resulte exigible conforme al Decreto 090 de 2018 y demás normas aplicables.

SECCIÓN 26. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

26.1 Refer App SAS podrá modificar esta Política. Los cambios sustanciales, en particular los referidos a la identificación del Responsable o a la finalidad del Tratamiento que puedan afectar el contenido de la autorización, se comunicarán a los Titulares por la Plataforma y/o al correo electrónico registrado con una antelación mínima de quince (15) días calendario a su entrada en vigencia.

26.2 Cuando el cambio se refiera a nuevas finalidades del Tratamiento o a nuevos tipos de datos que requieran autorización, Refer App SAS solicitará una nueva autorización al Titular antes de aplicar dicho cambio. Las versiones anteriores de esta Política se conservarán y estarán disponibles a solicitud del Titular.

SECCIÓN 27. VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y DE LAS BASES DE DATOS

27.1 La presente Política rige a partir del 07/10/2026 y sustituye las versiones anteriores. Permanecerá vigente hasta que sea modificada o sustituida por una versión posterior.

27.2 Las bases de datos administradas por Refer App SAS permanecerán vigentes mientras subsistan las finalidades que justifican el Tratamiento y durante los plazos de conservación previstos en esta Política y en la ley.

SECCIÓN 28. ACEPTACIÓN

Al marcar la casilla de aceptación habilitada en la Plataforma, el Promotor declara que leyó y comprendió esta Política, que conoce sus derechos y los canales para ejercerlos, y que autoriza a Refer App SAS para tratar sus datos personales conforme a ella. Las autorizaciones para datos biométricos, comunicaciones comerciales y uso de imagen y voz se otorgan de manera separada.

Fecha de última actualización: 07/10/2026

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